Phần lớn tin sang quán hiện nay chỉ có vài tấm ảnh, một mức giá và số điện thoại, trong khi người nhận quán cần biết doanh thu, thời hạn hợp đồng thuê và tình trạng thiết bị trước khi quyết định đến xem. Chủ quán chuẩn bị đủ hồ sơ trước khi đăng tin sẽ rút ngắn thời gian thương lượng, lọc được người hỏi nghiêm túc và giữ được mức phí sang hợp lý. Bài viết này liệt kê 9 thành phần của một bộ hồ sơ sang quán đầy đủ và cách sắp xếp chúng.
Vì sao hồ sơ quyết định tốc độ sang quán
Theo số liệu của iPOS, trong nửa đầu năm 2025 có khoảng 50.000 điểm bán F&B đóng cửa, trong khi toàn thị trường năm 2025 có khoảng 329.500 cửa hàng. Nguồn cung mặt bằng và quán cần sang vì vậy rất lớn, còn người nhận quán có nhiều lựa chọn để so sánh. Một tin đăng thiếu số liệu thường bị bỏ qua hoặc bị ép giá, vì bên nhận phải tự giả định phần rủi ro chưa được làm rõ.
Hồ sơ đầy đủ mang lại 3 lợi ích cụ thể:
- Lọc người hỏi: người đã đọc kỹ số liệu mà vẫn liên hệ thường là người có nhu cầu thật.
- Giữ giá: mỗi khoản trong phí sang có chứng từ đi kèm thì khó bị mặc cả theo cảm tính.
- Rút ngắn thời gian chốt: bên nhận không phải đi lại nhiều lần để xin từng loại giấy tờ.
9 thành phần của bộ hồ sơ sang quán
1. Hợp đồng thuê mặt bằng
Đây là tài liệu bên nhận hỏi đầu tiên. Cần có bản chụp đầy đủ hợp đồng hiện hành, bao gồm các phụ lục điều chỉnh giá. Chủ quán nên tự đánh dấu trước các điều khoản quan trọng: thời hạn còn lại, mức tăng giá định kỳ, tiền cọc, điều khoản chuyển nhượng hoặc cho thuê lại, điều kiện chấm dứt trước hạn.
Nếu hợp đồng không cho phép chuyển nhượng khi chưa có sự đồng ý của chủ nhà, chủ quán cần làm việc với chủ nhà trước khi đăng tin. Đây là điểm khiến nhiều thương vụ đổ vỡ ở bước cuối.
2. Xác nhận của chủ nhà
Văn bản hoặc tin nhắn ghi nhận chủ nhà đồng ý cho chuyển hợp đồng sang người mới, kèm mức giá thuê dự kiến cho kỳ tiếp theo. Tài liệu này có giá trị lớn hơn mọi lời cam kết miệng của bên sang.
3. Danh mục thiết bị và tài sản
Lập bảng liệt kê từng thiết bị: tên, hãng, năm mua, giá mua, tình trạng hiện tại, còn bảo hành hay không. Thiết bị có giá trị lớn như máy pha cà phê, tủ đông, bếp công nghiệp, hệ thống điều hòa nên đính kèm hóa đơn mua hoặc phiếu bảo hành.
4. Báo cáo doanh thu 3–6 tháng gần nhất
Số liệu nên lấy trực tiếp từ phần mềm bán hàng, xuất theo ngày hoặc theo tuần. Nếu quán bán qua ứng dụng giao hàng, bổ sung ảnh chụp báo cáo từ trang quản lý của từng ứng dụng. Nên ghi chú các tháng bất thường như tháng Tết, tháng sửa chữa hoặc tháng nghỉ bán.
5. Chi phí vận hành hằng tháng
Bảng tổng hợp tiền thuê, điện, nước, lương, nguyên liệu, phí nền tảng, phí dịch vụ. Bên nhận cần con số này để tự tính điểm hòa vốn. Một bảng chi phí trung thực giúp tránh tranh chấp sau khi nhận quán.
6. Giấy tờ pháp lý kinh doanh
Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm nếu có, hồ sơ phòng cháy chữa cháy. Chủ quán cần ghi rõ giấy tờ nào có thể chuyển giao, giấy tờ nào bên nhận phải làm lại.
7. Bộ ảnh quán
Tối thiểu 12 ảnh theo các góc: mặt tiền, lối vào, khu khách ngồi, quầy, bếp, kho, nhà vệ sinh, bảng hiệu, vỉa hè hoặc chỗ để xe. Ảnh chụp vào ban ngày, đủ sáng, không dùng bộ lọc làm sai màu.
8. Video đi một vòng quán
Video khoảng 60 giây, quay liên tục từ vỉa hè vào trong, qua khu khách, quầy, bếp và kho. Video liền mạch cho bên nhận hình dung chính xác diện tích và cách bố trí, điều mà ảnh tĩnh khó thể hiện.
9. Bảng liệt kê những gì đi kèm phí sang
Ghi rõ phí sang bao gồm những gì: thiết bị, nội thất, công thức, tài khoản mạng xã hội, gian hàng trên ứng dụng giao hàng, tên thương hiệu, danh sách nhà cung cấp. Những khoản không bao gồm cũng cần ghi rõ để tránh hiểu nhầm.
Bảng kiểm tra hồ sơ trước khi đăng tin
| STT | Thành phần | Mức độ | Định dạng khuyến nghị |
|---|---|---|---|
| 1 | Hợp đồng thuê và phụ lục | Bắt buộc | Bản chụp PDF |
| 2 | Xác nhận của chủ nhà | Bắt buộc | Văn bản ký hoặc tin nhắn lưu lại |
| 3 | Danh mục thiết bị | Bắt buộc | Bảng tính |
| 4 | Doanh thu 3–6 tháng | Bắt buộc | Xuất từ phần mềm bán hàng |
| 5 | Chi phí vận hành | Nên có | Bảng tính |
| 6 | Giấy tờ pháp lý kinh doanh | Nên có | Bản chụp |
| 7 | Bộ ảnh 12 góc | Bắt buộc | Ảnh ngang, độ phân giải cao |
| 8 | Video 60 giây | Nên có | Quay ngang, không cắt ghép |
| 9 | Danh sách bao gồm trong phí sang | Bắt buộc | Văn bản |
Sắp xếp hồ sơ để chia sẻ
Hồ sơ nên chia thành 2 lớp. Lớp công khai gồm ảnh, video, mức phí sang, tiền thuê, thời hạn hợp đồng còn lại, diện tích và doanh thu trung bình. Lớp chi tiết gồm hợp đồng thuê, báo cáo doanh thu theo ngày, giấy tờ pháp lý, chỉ gửi cho người đã đến xem quán và thể hiện nhu cầu rõ ràng.
Cách chia lớp này bảo vệ thông tin kinh doanh của chủ quán, đồng thời vẫn đủ số liệu để người nhận quán đánh giá sơ bộ. Trên sàn Sang Nhượng F&B, gói Xác minh hỗ trợ khảo sát tại quán, quay video 60 giây, xác nhận với chủ nhà và đối chiếu doanh thu, giúp phần lớp công khai có thêm độ tin cậy.
Ngoài ra, chủ quán nên đặt tên file thống nhất theo cấu trúc "tên quán – loại tài liệu – tháng năm" và lưu trong một thư mục chia sẻ có kiểm soát quyền truy cập. Khi bên nhận yêu cầu thêm tài liệu, chỉ cần cấp quyền cho thư mục tương ứng thay vì gửi rời rạc qua nhiều kênh nhắn tin.
Những sai sót thường gặp
- Làm tròn doanh thu: ghi "doanh thu 150–200 triệu đồng mỗi tháng" mà không có báo cáo đi kèm. Bên nhận sẽ mặc định lấy mức thấp nhất hoặc thấp hơn.
- Bỏ qua mức tăng giá thuê: hợp đồng có điều khoản tăng 10% mỗi năm nhưng tin đăng chỉ ghi giá hiện tại. Khi bị phát hiện, uy tín của bên sang giảm đáng kể.
- Định giá thiết bị theo giá mua mới: thiết bị đã dùng 2–3 năm cần tính khấu hao. Bảng thiết bị ghi giá mua và giá trị còn lại riêng biệt sẽ thuyết phục hơn.
- Ảnh cũ: dùng ảnh khai trương từ nhiều năm trước khiến bên nhận thất vọng khi đến xem thực tế.
Câu hỏi thường gặp
Quán mới hoạt động dưới 3 tháng thì chuẩn bị báo cáo doanh thu thế nào?
Chủ quán cung cấp toàn bộ số liệu từ ngày khai trương, xuất theo ngày, và ghi rõ thời gian hoạt động thực tế. Bên nhận sẽ đánh giá quán chủ yếu dựa trên vị trí, mặt bằng và thiết bị, vì vậy phí sang cần phản ánh đúng điều đó.
Có nên gửi hợp đồng thuê cho người hỏi ngay từ lần liên hệ đầu tiên?
Không nên. Lần liên hệ đầu chỉ cần cung cấp các thông tin tóm tắt như thời hạn còn lại, tiền thuê và tình trạng đồng ý của chủ nhà. Bản hợp đồng đầy đủ nên gửi sau khi người hỏi đã đến xem quán và có ý định thương lượng.
Không có phần mềm bán hàng thì chứng minh doanh thu bằng cách nào?
Chủ quán có thể dùng sao kê tài khoản nhận thanh toán chuyển khoản, báo cáo từ ứng dụng giao hàng và sổ ghi chép bán hàng hằng ngày. Các nguồn này nên được đối chiếu với nhau để số liệu có tính nhất quán, và bên nhận có thể đề nghị đến quán quan sát vào một vài khung giờ cao điểm.