Số doanh thu ghi trên tin đăng sang quán là con số do bên sang tự khai, và không ít trường hợp cao hơn thực tế. Cách kiểm chứng đơn giản và ít tốn kém nhất là trực tiếp ngồi tại quán, đếm khách và đơn hàng trong nhiều khung giờ, rồi quy đổi thành doanh thu. Bài viết trình bày phương pháp ngồi quán 3 ngày, cách ghi chép và cách so sánh kết quả với số liệu bên sang cung cấp.
Chọn 3 ngày nào
Doanh thu quán F&B biến động theo ngày trong tuần, thời tiết và các dịp đặc biệt. 3 ngày quan sát nên đại diện cho các mức khác nhau:
| Ngày | Mục đích | Ví dụ |
|---|---|---|
| Ngày thường đầu tuần | Mức doanh thu thấp | Thứ 2 hoặc thứ 3 |
| Ngày thường giữa tuần | Mức doanh thu trung bình | Thứ 4 hoặc thứ 5 |
| Ngày cuối tuần | Mức doanh thu cao | Thứ 7 hoặc chủ nhật |
Tránh chọn ngày lễ, ngày có sự kiện gần quán, ngày mưa lớn bất thường, trừ khi muốn đo riêng tác động của các yếu tố này. Với quán có doanh thu chủ yếu vào buổi tối như quán nhậu, bar, cần tập trung khung giờ từ chiều đến đêm.
Nên thông báo trước với bên sang về việc quan sát, nhưng không cần báo chính xác ngày. Một số trường hợp bên sang biết trước ngày quan sát và bố trí người quen đến quán để tạo cảm giác đông khách.
Chia khung giờ quan sát
Không nhất thiết phải ngồi liên tục từ lúc mở đến lúc đóng cửa. Có thể chia thành các khung giờ, kết hợp nhiều người thay phiên:
- Quán cafe: 7h–9h, 11h–13h, 15h–17h, 19h–21h.
- Quán trà sữa: 10h–12h, 14h–16h, 18h–21h.
- Quán ăn trưa, cơm văn phòng: 10h30–13h30, 17h–19h.
- Quán nhậu, bar: 17h–23h hoặc đến giờ đóng cửa.
Với các khung giờ không quan sát, dùng tỷ lệ tương ứng từ các khung đã đếm hoặc hỏi trực tiếp nhân viên.
Cách đếm
Khách tại quán
Đếm theo lượt khách vào, không đếm theo số bàn. Ghi lại theo từng 30 phút: số lượt khách, số khách mỗi nhóm, thời gian ngồi trung bình. Quan sát thêm số món mỗi khách gọi: 1 ly hay 2 ly, có gọi thêm đồ ăn không.
Khách mua mang đi
Tách riêng nhóm khách mua mang đi tại quầy, vì giá trị đơn thường khác khách ngồi tại quán.
Đơn giao hàng
Đếm số lượt tài xế ứng dụng giao hàng đến nhận đơn, ghi theo từng nền tảng nếu nhận diện được qua đồng phục. Lưu ý 1 tài xế có thể nhận nhiều đơn cùng lúc. Đồng thời xem trực tiếp trên ứng dụng giao hàng số lượng đánh giá gần đây và thứ hạng hiển thị của quán tại khu vực.
Bảng ghi chép mẫu
| Khung giờ | Khách tại quán | Mang đi | Đơn giao hàng | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| 7h00–7h30 | 6 | 4 | 2 | Nắng |
| 7h30–8h00 | 9 | 7 | 3 | |
| 8h00–8h30 | 11 | 5 | 4 | 1 nhóm 5 khách |
| ... | ||||
| Tổng khung |
Quy đổi thành doanh thu
Xác định giá trị đơn trung bình
Lấy giá bán trên thực đơn, kết hợp quan sát món khách gọi để ước giá trị trung bình cho từng nhóm. Với đơn giao hàng, cần tính giá sau khuyến mãi và sau khi trừ phần chiết khấu nền tảng, vì đây là số tiền quán thực nhận.
Công thức
Doanh thu ngày = (Khách tại quán × giá trị trung bình) + (Khách mang đi × giá trị trung bình) + (Đơn giao hàng × giá trị thực nhận trung bình)
Doanh thu tháng ước tính = (Doanh thu ngày thường × số ngày thường) + (Doanh thu cuối tuần × số ngày cuối tuần)
Ví dụ minh họa
Quán cafe có kết quả quan sát như sau (số liệu minh họa):
- Ngày thứ 3: 180 khách tại quán, 90 khách mang đi, 40 đơn giao hàng.
- Ngày thứ 5: 210 khách, 100 mang đi, 45 đơn.
- Ngày chủ nhật: 280 khách, 70 mang đi, 60 đơn.
Giả định giá trị trung bình 35.000 đồng/khách tại quán, 30.000 đồng/khách mang đi, 60.000 đồng/đơn giao hàng thực nhận:
- Ngày thứ 3: khoảng 11 triệu đồng.
- Ngày thứ 5: khoảng 13 triệu đồng.
- Chủ nhật: khoảng 15,5 triệu đồng.
Lấy trung bình ngày thường khoảng 12 triệu đồng × 22 ngày, cộng cuối tuần 15,5 triệu đồng × 8 ngày, doanh thu tháng ước tính khoảng 388 triệu đồng. Nếu bên sang báo doanh thu 550 triệu đồng/tháng, mức chênh khoảng 30% cần được giải thích bằng sao kê và báo cáo phần mềm bán hàng.
So sánh với số liệu của bên sang
Sau 3 ngày, đối chiếu kết quả với:
- Báo cáo phần mềm bán hàng của đúng 3 ngày quan sát.
- Sao kê tài khoản nhận tiền của đúng 3 ngày đó.
- Báo cáo ứng dụng giao hàng của đúng 3 ngày đó.
- Doanh thu trung bình tháng do bên sang công bố.
Nếu báo cáo phần mềm của 3 ngày quan sát khớp với số đếm, nhưng doanh thu trung bình tháng bên sang công bố cao hơn nhiều, khả năng lớn là các tháng trước có số liệu không thực. Ngược lại, nếu báo cáo phần mềm của chính 3 ngày quan sát cao hơn nhiều so với số đếm, cần xem xét khả năng số liệu phần mềm đã được điều chỉnh.
Những điểm dễ sai khi ngồi quán
- Chỉ ngồi 1 khung giờ cao điểm rồi nhân lên cả ngày.
- Không tách đơn giao hàng khỏi khách tại quán.
- Dùng giá niêm yết thay cho giá sau khuyến mãi.
- Không tính chiết khấu của nền tảng giao hàng.
- Quan sát vào mùa cao điểm (lễ, Tết, mùa du lịch) rồi áp cho cả năm.
Kết quả ngồi quán là 1 phần của Báo cáo thẩm định trước khi đặt cọc mà sàn cung cấp, được kết hợp với đối chiếu sao kê và chi phí nguyên liệu.
Câu hỏi thường gặp
3 ngày có đủ để đánh giá doanh thu không?
3 ngày cho phép ước lượng mức doanh thu và phát hiện chênh lệch lớn so với số liệu công bố. Để có kết quả chắc chắn hơn, cần kết hợp với sao kê ngân hàng và hóa đơn nhập nguyên liệu của nhiều tháng.
Bên sang không đồng ý cho ngồi quan sát thì sao?
Quán là nơi kinh doanh mở cửa đón khách, nên người nhận quán vẫn có thể đến như khách bình thường. Tuy nhiên, việc bên sang từ chối hợp tác trong khâu kiểm chứng là dấu hiệu cần thận trọng.
Có nên hỏi nhân viên quán về doanh thu không?
Nhân viên có thể cung cấp thông tin hữu ích về lượng khách, ngày đông, ngày vắng. Tuy nhiên, câu trả lời chỉ nên dùng để đối chiếu, không thay thế số liệu đếm trực tiếp và chứng từ.