Phí sang quán thường bao gồm phần lớn giá trị của thiết bị, nội thất và dụng cụ đang có tại quán. Nếu biên bản bàn giao chỉ ghi "bàn giao toàn bộ tài sản theo hiện trạng", bên nhận gần như không có căn cứ khi phát hiện máy lạnh không chạy, tủ đông mất lạnh hay máy pha cà phê là tài sản thuê của nhà cung cấp. Bài viết hướng dẫn cách lập biên bản bàn giao có thể dùng làm chứng cứ khi phát sinh tranh chấp.
Biên bản bàn giao cần có những phần nào
Một biên bản bàn giao đầy đủ gồm 5 phần:
- Thông tin chung: tên các bên, địa chỉ quán, ngày giờ bàn giao, số hợp đồng chuyển nhượng liên quan.
- Danh mục tài sản: liệt kê từng món, số lượng, nhãn hiệu, tình trạng.
- Tài sản không thuộc phạm vi chuyển nhượng: thiết bị thuê, ký gửi, tài sản của chủ nhà.
- Chỉ số và công nợ: chỉ số đồng hồ điện, nước, gas; công nợ nhà cung cấp.
- Cam kết và chữ ký: trách nhiệm với lỗi ẩn, thời hạn khiếu nại, chữ ký 2 bên và người làm chứng.
Danh mục tài sản mẫu cho quán cafe và quán ăn
Bảng dưới đây là khung mẫu. Mỗi quán cần bổ sung theo thực tế, nhưng không nên bỏ cột tình trạng và cột ảnh đối chiếu.
| Nhóm | Tài sản | SL | Nhãn hiệu / model | Tình trạng | Ảnh số |
|---|---|---|---|---|---|
| Pha chế | Máy pha cà phê 2 group | 1 | Ghi rõ model, số seri | Hoạt động tốt, áp suất đạt, vòi hơi yếu | A01–A03 |
| Pha chế | Máy xay cà phê | 1 | Ghi rõ model | Hoạt động, lưỡi dao đã mòn | A04 |
| Pha chế | Máy xay sinh tố | 2 | Ghi rõ model | 1 hoạt động, 1 nứt cối | A05–A06 |
| Lạnh | Tủ mát 2 cánh | 1 | Ghi rõ model | Đạt 4 độ C sau 2 giờ | B01 |
| Lạnh | Tủ đông | 1 | Ghi rõ model | Đạt âm 18 độ C, gioăng cửa rách | B02–B03 |
| Lạnh | Máy làm đá | 1 | Ghi rõ model | Hoạt động, chưa vệ sinh | B04 |
| Bếp | Bếp gas công nghiệp | 2 | Ghi rõ model | Đánh lửa tốt | C01 |
| Bếp | Hút mùi, ống dẫn | 1 bộ | - | Hoạt động, cần vệ sinh ống | C02 |
| Điện | Máy lạnh | 3 | Ghi rõ model, công suất | 2 lạnh tốt, 1 chảy nước | D01–D03 |
| Nội thất | Bàn | 12 | - | 10 tốt, 2 lung lay chân | E01 |
| Nội thất | Ghế | 40 | - | 36 tốt, 4 rách nệm | E02 |
| Hệ thống | Máy tính tiền, máy in bill | 1 bộ | Ghi rõ phần mềm | Hoạt động | F01 |
| Hệ thống | Camera | 4 mắt + đầu ghi | - | Đầy đủ, đầu ghi còn lưu 7 ngày | F02 |
Cách ghi tình trạng thiết bị
Dùng tiêu chí đo được thay cho tính từ
Các cụm từ như "còn tốt", "bình thường", "hơi cũ" không có giá trị chứng cứ. Nên ghi theo kết quả kiểm tra cụ thể:
- Tủ mát: nhiệt độ đạt được sau 2 giờ cắm điện.
- Tủ đông: nhiệt độ sau 4 giờ, tình trạng gioăng cửa.
- Máy lạnh: có lạnh hay không sau 15 phút, có chảy nước, có tiếng kêu lạ.
- Máy pha cà phê: áp suất bơm, nhiệt độ nồi hơi, số lần bảo dưỡng gần nhất.
- Bếp gas: đánh lửa, van an toàn, tình trạng dây dẫn gas.
Chạy thử toàn bộ thiết bị trong ngày bàn giao
Thiết bị điện lạnh cần được cắm điện ít nhất vài giờ trước khi ghi tình trạng. Nếu bàn giao vào buổi sáng, bên nhận nên đề nghị bật toàn bộ tủ lạnh, tủ đông từ tối hôm trước. Thiết bị hỏng sau bàn giao là rủi ro thường gặp, và phần lớn có thể phát hiện nếu chạy thử đủ thời gian.
Ghi rõ nguồn gốc tài sản
Với tài sản có giá trị lớn, cần hỏi và ghi rõ: tài sản thuộc sở hữu của bên sang, đang trả góp, thuê của nhà cung cấp, hay được nhà cung cấp nguyên liệu cho mượn kèm điều kiện mua hàng. Nhiều máy pha cà phê, tủ mát có logo thương hiệu nước giải khát là tài sản cho mượn, không thể chuyển nhượng.
Chụp ảnh đối chiếu
Nguyên tắc chụp
- Mỗi tài sản có giá trị ít nhất 1 ảnh tổng thể và 1 ảnh cận cảnh tem nhãn, số seri.
- Ảnh các lỗi đã ghi nhận (vết nứt, gioăng rách, rỉ sét) chụp cận cảnh.
- Đánh số ảnh theo mã trong bảng danh mục (A01, B02...).
- Chụp màn hình nhiệt kế, đồng hồ áp suất khi đang hoạt động.
- Quay video ngắn quá trình chạy thử các thiết bị chính.
Lưu trữ
Ảnh và video được lưu vào thư mục chung mà cả 2 bên có quyền xem, ví dụ thư mục chia sẻ trên dịch vụ lưu trữ trực tuyến. Biên bản ghi đường dẫn thư mục và số lượng tệp. Cách làm này tránh tranh cãi về việc ảnh được chụp khi nào.
Chỉ số và công nợ cần chốt
- Chỉ số đồng hồ điện, nước tại thời điểm bàn giao (chụp ảnh).
- Số bình gas còn lại, bình gas đang cược với đại lý.
- Công nợ với nhà cung cấp nguyên liệu, đồ uống.
- Tiền lương, thưởng nhân viên đến ngày bàn giao.
- Phí rác, phí vệ sinh, phí an ninh khu vực.
- Tồn kho nguyên liệu: danh sách, số lượng, hạn sử dụng, giá quy đổi nếu bên nhận mua lại.
- Mật khẩu wifi, camera, phần mềm bán hàng, tài khoản quản trị.
Điều khoản về lỗi ẩn
Có những hư hỏng không thể phát hiện trong 1 ngày bàn giao, ví dụ máy nén yếu dần, rò rỉ đường ống âm tường. Biên bản nên có điều khoản: trong 7 ngày kể từ ngày bàn giao, nếu thiết bị được ghi "hoạt động tốt" phát sinh hư hỏng không do lỗi sử dụng của bên nhận, bên sang chịu chi phí sửa chữa hoặc khấu trừ vào khoản phí sang còn giữ lại. Để điều khoản này thực thi được, bên nhận nên giữ lại 5–10% phí sang, thanh toán sau khi hết thời hạn khiếu nại.
Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý.
Câu hỏi thường gặp
Biên bản bàn giao có cần công chứng không?
Không bắt buộc. Biên bản có chữ ký 2 bên, người làm chứng, kèm ảnh và video được lưu trữ có ngày giờ là đủ làm chứng cứ trong phần lớn tranh chấp dân sự thông thường.
Tài sản của chủ nhà có cần ghi vào biên bản không?
Có. Cửa cuốn, hệ thống điện âm tường, thiết bị vệ sinh thường là tài sản của chủ nhà. Ghi riêng các tài sản này giúp xác định trách nhiệm hoàn trả khi kết thúc hợp đồng thuê mới.
Phát hiện thiếu tài sản sau khi đã ký biên bản thì xử lý thế nào?
Bên nhận đối chiếu với danh mục và ảnh đã lưu, gửi thông báo bằng văn bản hoặc tin nhắn cho bên sang trong thời hạn khiếu nại. Nếu tài sản có trong danh mục nhưng không có thực tế, bên sang có nghĩa vụ bổ sung hoặc giảm trừ phí sang tương ứng.