Doanh thu là căn cứ để định giá phần vô hình trong phí sang, nhưng cũng là số liệu dễ bị làm đẹp nhất. Báo cáo máy POS có thể nhập thêm hóa đơn, sao kê ngân hàng có thể có dòng tiền chuyển vòng, còn lời kể của bên sang không có giá trị kiểm chứng. Cách đáng tin cậy nhất là đối chiếu chéo nhiều nguồn độc lập với nhau.
4 nguồn dữ liệu cần thu thập
1. Báo cáo máy POS
Yêu cầu bên sang xuất báo cáo trực tiếp từ phần mềm bán hàng, có mặt bên nhận tại thời điểm xuất, cho giai đoạn 6–12 tháng gần nhất. Các báo cáo cần có: doanh thu theo ngày, số hóa đơn theo ngày, doanh thu theo phương thức thanh toán, danh sách hóa đơn hủy hoặc điều chỉnh, doanh thu theo món.
Không nhận ảnh chụp màn hình hoặc file đã chỉnh sửa trong bảng tính. Nếu được, đề nghị bên sang cấp quyền xem tạm thời vào tài khoản quản trị của phần mềm.
2. Sao kê tài khoản nhận tiền
Gồm tài khoản gắn mã QR thanh toán, tài khoản nhận tiền cà thẻ và tài khoản nhận tiền từ các ứng dụng giao hàng. Sao kê cần có chi tiết từng giao dịch, không chỉ số dư cuối kỳ.
3. Báo cáo từ ứng dụng giao hàng
Doanh thu, số đơn, tỷ lệ hủy đơn, phí hoa hồng và điểm đánh giá trên từng ứng dụng. Báo cáo này do nền tảng giao hàng ghi nhận nên khó chỉnh sửa hơn.
4. Hóa đơn nhập nguyên liệu
Hóa đơn hoặc phiếu giao hàng từ nhà cung cấp cà phê, sữa, trà, thịt, rau, bao bì. Lượng nguyên liệu nhập là giới hạn vật lý của doanh thu: quán không thể bán nhiều hơn lượng nguyên liệu đã nhập.
6 phép đối chiếu
Đối chiếu 1: Thanh toán không tiền mặt trên POS và sao kê
Tổng tiền thanh toán qua QR, chuyển khoản và thẻ ghi nhận trên POS trong 1 tháng phải xấp xỉ tổng tiền vào tài khoản tương ứng trên sao kê. Chênh lệch nhỏ có thể do nhân viên chọn nhầm phương thức thanh toán; chênh lệch lớn và lặp lại nhiều tháng cần được giải thích.
Đối chiếu 2: Tỷ lệ tiền mặt
Nếu tỷ lệ tiền mặt trên POS cao bất thường so với loại hình quán và khu vực, đây là phần doanh thu khó kiểm chứng nhất. Bên nhận nên đánh giá doanh thu chủ yếu dựa trên phần không tiền mặt và coi phần tiền mặt là số liệu cần xác nhận thêm.
Đối chiếu 3: Nguyên liệu nhập và doanh thu
Lấy tổng giá trị nguyên liệu nhập trong tháng chia cho doanh thu cùng tháng. Tỷ lệ này cần ổn định giữa các tháng và phù hợp với giá bán trên thực đơn. Nếu doanh thu tăng mạnh trong khi lượng nguyên liệu nhập gần như không đổi, doanh thu có dấu hiệu bị thổi phồng.
Đối chiếu 4: Công suất phục vụ
So sánh số hóa đơn trên POS với năng lực phục vụ thực tế: số chỗ ngồi, số nhân viên ca, thời gian phục vụ trung bình. Ví dụ minh hoạ: quán 30 chỗ ngồi, 2 nhân viên pha chế, báo cáo 900 hóa đơn/ngày tại chỗ là con số cần xem xét lại.
Đối chiếu 5: Hóa đơn hủy và hóa đơn bất thường
Kiểm tra danh sách hóa đơn hủy, hóa đơn có giá trị tròn lớn, hóa đơn tạo ngoài giờ mở cửa, hóa đơn liên tiếp cách nhau vài giây. Đây là các dấu hiệu thường gặp khi hóa đơn được nhập thêm để nâng doanh thu.
Đối chiếu 6: Dòng tiền vào trên sao kê
Xem chi tiết các giao dịch nhận tiền: nhiều khoản chuyển từ cùng 1 người hoặc 1 nhóm người, khoản tiền vào rồi được chuyển ra ngay trong ngày, giao dịch có nội dung không liên quan đến bán hàng. Dòng tiền chuyển vòng có thể làm sao kê trông giống doanh thu thật.
Bảng tổng hợp dấu hiệu khai khống
| Dấu hiệu | Nguồn phát hiện | Mức cảnh báo |
|---|---|---|
| Thanh toán không tiền mặt trên POS lệch lớn so với sao kê | POS và sao kê | Cao |
| Tỷ lệ tiền mặt cao bất thường | POS | Trung bình |
| Doanh thu tăng, nguyên liệu nhập không tăng | POS và hóa đơn nhập | Cao |
| Số hóa đơn vượt công suất phục vụ | POS và khảo sát tại quán | Cao |
| Hóa đơn ngoài giờ, hóa đơn liên tiếp | POS | Trung bình |
| Tiền vào rồi chuyển ra ngay, nhiều khoản từ cùng người gửi | Sao kê | Cao |
| Doanh thu tăng đột biến 2–3 tháng trước khi rao sang | POS và sao kê | Trung bình |
Kiểm tra bằng quan sát thực tế
Số liệu cần được kiểm chứng bằng quan sát tại quán. Bên nhận nên đến quán ít nhất 3–5 buổi vào các khung giờ khác nhau, cả ngày thường và cuối tuần, đếm số khách và số đơn mang đi, ước tính giá trị trung bình mỗi hóa đơn. Kết quả quan sát nhân với số ngày trong tháng cho 1 con số tham chiếu độc lập với báo cáo của bên sang.
Nếu doanh thu báo cáo cao hơn đáng kể so với kết quả quan sát, bên nhận có căn cứ để yêu cầu giải trình hoặc điều chỉnh phần vô hình trong phí sang.
Khi bên sang không cung cấp đủ dữ liệu
Một số quán nhỏ không dùng phần mềm POS hoặc thu phần lớn bằng tiền mặt. Trong trường hợp này, bên nhận có thể đề nghị:
- Định giá chỉ dựa trên thiết bị, decor còn lại và tiền cọc chuyển giao, không tính phần vô hình.
- Hoặc thỏa thuận thời gian vận hành thử có sự giám sát của bên nhận trước khi thanh toán phần lớn phí sang.
- Hoặc giữ lại 1 phần phí sang, thanh toán sau khi doanh thu thực tế trong 1–2 tháng đầu đạt mức cam kết.
Trong gói Xác minh của Sang Nhượng F&B, bước đối chiếu doanh thu được thực hiện theo các phép đối chiếu trên, kết quả thể hiện trên tin đăng để bên nhận tham khảo trước khi làm việc trực tiếp.
Câu hỏi thường gặp
Bên sang chỉ gửi ảnh chụp màn hình báo cáo POS có đủ không?
Không đủ. Ảnh chụp màn hình dễ bị chỉnh sửa và không cho phép kiểm tra chi tiết hóa đơn. Bên nhận nên yêu cầu xuất báo cáo trực tiếp từ phần mềm khi có mặt, hoặc được cấp quyền xem tạm thời.
Chênh lệch giữa POS và sao kê bao nhiêu thì cần lo ngại?
Không có ngưỡng cố định. Chênh lệch nhỏ, không có xu hướng và có thể giải thích bằng lỗi chọn phương thức thanh toán là bình thường. Chênh lệch lớn, lặp lại nhiều tháng hoặc chỉ xuất hiện ở các tháng gần thời điểm rao sang cần được giải trình bằng chứng từ.
Quán thu chủ yếu tiền mặt có nên nhận không?
Có thể nhận nếu giá sang không tính phần vô hình dựa trên doanh thu chưa kiểm chứng. Bên nhận nên kết hợp quan sát tại quán, đối chiếu hóa đơn nhập nguyên liệu và cân nhắc phương án thanh toán theo đợt.