Sai lầm tài chính phổ biến nhất khi nhận lại quán là coi phí sang như tổng số vốn cần chuẩn bị. Trên thực tế, phí sang thường chỉ chiếm chưa đến 1 nửa tổng vốn, phần còn lại nằm ở cọc thuê, sửa chữa, hàng hóa, lương và vốn dự phòng. Bài viết liệt kê 10 khoản cần tính và đưa ra bảng mẫu để bên nhận lập kế hoạch trước khi đặt cọc.
10 khoản cần có trong tổng vốn
1. Phí sang
Khoản trả cho bên sang để tiếp quản thiết bị, decor, khoản cọc chuyển giao (nếu có) và phần vô hình. Nên tách phí sang thành từng thành phần để biết phần nào có thể thu hồi (tiền cọc) và phần nào là chi phí.
2. Tiền cọc thuê mặt bằng
Nếu chủ nhà ký hợp đồng mới với bên nhận và thu cọc mới, đây là khoản riêng, tính bằng số tháng tiền thuê theo thỏa thuận. Nếu khoản cọc cũ đã được chuyển giao và nằm trong phí sang, khoản này bằng 0. Cần xác định rõ trường hợp nào trước khi lập bảng.
3. Tiền thuê trả trước
Nhiều hợp đồng thuê yêu cầu trả trước tiền thuê theo kỳ, ví dụ theo quý. Khoản trả trước kỳ đầu cần có sẵn ngay khi ký.
4. Phí môi giới
Nếu giao dịch qua môi giới, mức phí thường gặp là 5–10% giá sang hoặc 1 tháng tiền thuê. Cần thỏa thuận rõ bên nào trả, trả vào thời điểm nào.
5. Sửa chữa và bảo dưỡng
Thay thế thiết bị hỏng, bảo dưỡng máy pha, vệ sinh hệ thống lạnh, sửa điện nước, sơn lại. Khoản này thường bị đánh giá thấp vì quán trông vẫn đang hoạt động bình thường khi đi xem.
6. Thay đổi nhận diện
Bảng hiệu, ly cốc, bao bì, menu, đồng phục, cập nhật fanpage và ứng dụng giao hàng nếu bên nhận đổi tên hoặc điều chỉnh concept.
7. Nhập hàng ban đầu
Nguyên liệu, bao bì, vật tư tiêu hao cho 1–2 tuần đầu, ngoài phần hàng tồn kho mua lại từ bên sang.
8. Giấy phép và hồ sơ
Đăng ký hộ kinh doanh hoặc thay đổi thông tin đăng ký, hồ sơ an toàn thực phẩm, các khoản liên quan đến phòng cháy chữa cháy tùy quy mô.
9. Lương tháng đầu
Lương nhân viên tháng đầu cần được chuẩn bị đủ từ trước, không trông vào doanh thu tháng đầu vì doanh thu giai đoạn chuyển giao thường chưa ổn định.
10. Vốn dự phòng 3 tháng
Khoản quan trọng nhất và thường bị bỏ qua. Vốn dự phòng bằng 3 tháng chi phí cố định (tiền thuê, lương, điện nước, internet, phần mềm) giúp quán vượt qua giai đoạn doanh thu sụt sau khi đổi chủ, khi khách quen chưa quen với cách vận hành mới.
Bảng mẫu tổng vốn
Ví dụ minh hoạ: nhận lại 1 quán cafe nội thành với phí sang 300 triệu đồng, tiền thuê 30 triệu đồng/tháng, 6 nhân viên, chủ nhà đồng ý chuyển giao khoản cọc cũ (đã nằm trong phí sang).
| STT | Khoản | Cách tính | Số tiền |
|---|---|---|---|
| 1 | Phí sang | Theo thỏa thuận, gồm cọc 60 triệu đồng | 300 triệu đồng |
| 2 | Cọc thuê mới | Cọc cũ đã chuyển giao | 0 |
| 3 | Tiền thuê trả trước | 1 tháng | 30 triệu đồng |
| 4 | Phí môi giới | 5% giá sang | 15 triệu đồng |
| 5 | Sửa chữa, bảo dưỡng | Theo khảo sát thực tế | 30 triệu đồng |
| 6 | Thay đổi nhận diện | Bảng hiệu, ly cốc, menu | 15 triệu đồng |
| 7 | Nhập hàng ban đầu | 2 tuần nguyên liệu | 25 triệu đồng |
| 8 | Giấy phép, hồ sơ | Ước tính | 5 triệu đồng |
| 9 | Lương tháng đầu | 6 nhân viên | 45 triệu đồng |
| 10 | Vốn dự phòng 3 tháng | 3 × (30 + 45 + 8) triệu đồng | 249 triệu đồng |
| Tổng vốn cần có | 714 triệu đồng |
Trong ví dụ này, phí sang chỉ chiếm khoảng 42% tổng vốn. Bên nhận chỉ chuẩn bị đủ 300–350 triệu đồng sẽ rơi vào tình trạng thiếu vốn ngay trong tháng thứ 2 nếu doanh thu chưa bù được chi phí.
Cách đọc bảng tổng vốn
Tách vốn thu hồi được và vốn chi phí
Trong 714 triệu đồng, 60 triệu đồng tiền cọc có thể thu hồi khi hết hợp đồng nếu thực hiện đúng cam kết. Vốn dự phòng 249 triệu đồng không mất đi nếu quán có lãi từ sớm; phần không dùng đến vẫn là tiền của bên nhận. Phần chi phí thực sự cần thu hồi qua lợi nhuận là khoảng 405 triệu đồng.
Không dùng vốn dự phòng để trả phí sang
Khi đàm phán, bên nhận dễ nâng mức chấp nhận phí sang bằng cách cắt giảm vốn dự phòng. Đây là quyết định rủi ro cao: quán có thể đạt doanh thu tốt sau 3–4 tháng, nhưng nếu hết vốn ở tháng thứ 2, bên nhận buộc phải sang lại với giá thấp.
Vốn vay cần tính cả lãi
Nếu 1 phần vốn đến từ khoản vay, tiền lãi hằng tháng phải được cộng vào chi phí cố định và vào vốn dự phòng.
Checklist trước khi chốt tổng vốn
- Đã xác định cọc cũ được chuyển giao hay phải đặt cọc mới
- Đã có báo giá sửa chữa sau khi kiểm tra thực tế
- Đã thỏa thuận bên trả phí môi giới
- Đã tính chi phí cố định hằng tháng đầy đủ, gồm cả lãi vay nếu có
- Vốn dự phòng đủ 3 tháng chi phí cố định
- Tổng vốn không vượt quá khả năng tài chính khi quán chưa có lãi
Công cụ "Tính vốn và hoàn vốn" trên Sang Nhượng F&B có sẵn 10 dòng chi phí như bảng trên, bên nhận chỉ cần điền số liệu thực tế của quán đang xem.
Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý.
Câu hỏi thường gặp
Tổng vốn nhận quán thường gấp bao nhiêu lần phí sang?
Không có tỷ lệ cố định vì phụ thuộc vào tiền thuê, số nhân viên và tình trạng quán. Trong ví dụ minh hoạ trên, tổng vốn gấp khoảng 2,4 lần phí sang. Quán có phí sang thấp nhưng tiền thuê cao thường có tỷ lệ này lớn hơn.
Vốn dự phòng 3 tháng có quá thận trọng không?
Giai đoạn đầu sau khi đổi chủ là giai đoạn doanh thu dễ biến động nhất. Mức 3 tháng chi phí cố định cho phép bên nhận có đủ thời gian điều chỉnh vận hành mà không phải ra quyết định trong tình trạng thiếu tiền.
Hàng tồn kho mua lại từ bên sang có tính vào phí sang không?
Nên tính riêng. Hàng tồn kho được kiểm đếm tại ngày bàn giao, tính theo giá nhập và chỉ nhận hàng còn hạn sử dụng. Khoản này nên được ghi thành 1 dòng riêng trong bảng tổng vốn.